Sfaturi numai bune pentru o nuntă cool de la Bianca Preda

Comunicarea eficientă mereu a fost cheia succesului în orice situație. Acest proces este vital și în discuția unui wedding planner cu viitorii miri. Să le organizezi nunta conform așteptărilor e o responsabilitate enormă, dar nu imposibilă.

Cu dovezi vine și Bianca Preda, o profesionistă de top în domeniul comunicării, orgnanizărilor de evenimente și coordonării diverselor campanii.

În curând va veni la Chișinău pentru a susține un seminar pe subiecte de event planning, dar și alte informații utile pentru cei din domeniul comunicării.

 

 

Doamnă Preda, ce este specific procesului de comunicare atunci când vorbim de evenimente precum nunțile?


Atunci când vorbim de nunți, cel mai important lucru de care trebuie să ținem cont este subiectivismul comunicării. Nunta este, prin definiție, un eveniment încărcat de emoții, iar wedding plannerul ar trebui să țină cont de acest lucru în loc să încerce să îl ocolească. Emoțiile sunt cele care pot transforma o nuntă într-un eveniment WOW sau dimpotrivă, să provoace reacții care să dea peste cap întreaga comunicare.

Un alt element cu care se confruntă event plannerii în acest domeniu sunt așteptările complet diferite ale clienților săi în raport cu conceptul care urmează a fi implementat. Vorbim aici de gusturi diferite, experiențe diferite ale celor care sunt actorii principali ai evenimentului nostru. Tot subiectivismul, emoția și cumulul de așteptări stau asemenea unui butoi cu pulbere la baza activității event plannerului. Gestionat cu delicatețe și tact, procesul de organizare poate evita activarea acestui butoi de pulbere. În caz contra, el explodează generând drame personale și nemulțumiri.


În fișa postului unui event planner, empatia și comunicarea asertivă trebuie să fie noțiunile de bază. În primă fază a organizării trebuie să ne cunoaștem bine clientul, să îi setăm corect așteptările și să îi spunem care este bugetul aferent acestora, de care să ţină cont. Odată setate aceste principii de bază, event palnnerul trebuie să comunice în permanență cu clientul său pentru a-i transmite sentimentul că lucrurile se află sub control și nimic nu poate deturna unul dintre cele mai frumoase evenimente din viața clienților săi. Un wedding planner are un rol important în viața personală a fiecărui cuplu iar această responsabilitate trebuie purtată cu demnitate și responsabilitate.


În cei 12 ani de activitate în domeniul presei, dar și PR, cu ce provocări v-ați confruntat atunci când gestionați un eveniment?

Evenimentele sunt printre cele mai frumoase activități de PR pentru că ele presupun interacțiunea directă cu oamenii. Fie că este vorba de un om sau de o companie, credibilitatea se dobândește atunci când ne adresăm direct publicului nostru. De aceea, evenimentele sunt cadrul perfect pentru acest proces.

Un organizator de evenimente experimentat va ști să pună mesajul clientului său într-o perspectivă pozitivă cu ajutorul evenimentelor.

În cadrul cursului de planificarea și organizarea evenimentelor pe care îl susțin de 7 ani, în București, învățăm să spunem o poveste cu fiecare eveniment pe care îl organizăm.

În ceea ce privește experiența mea personală în acest domeniu pot spune să cea mai importantă preocupare este legată de siguranța participanților.

Indiferent de tipul de eveniment pe care îl organizez, locația și facilitățile acesteia trebuie să îmi asigure înainte de toate siguranța și confortul celor care participă. De aceea îmi aloc foarte mult tip verificării locațiilor pentru a mă asigura că nu există pericolul unui incendiu sau alte evenimente care pot pune în pericol invitaţii. O altă provocare este legată de selectarea furnizorilor.

Un event planner este responsabil de întreaga paletă de servicii pentru client, indiferent dacă lucrează cu unul sau cu o sută de furnizori. Aici am întâlnit și cele mai mari dificultăți în a gestiona situații limită în organizarea de evenimente. Când furnizorii nu ajung la timp, nu ajung deloc sau oferă servicii de calitate slabă este de datoria noastră ca respectivele neajunsuri să nu ajungă la client sau să știrbească din calitatea evenimentului.


În viziunea dvs, prin ce se deosebește coordonarea unei nunți față de un alt eveniment festiv sau mai sobru?


Așa cum spuneam și în răspunsul anterior, nunta are un element subiectiv și emoțional foarte mare. Ea nu poate fi comparată cu un eveniment corporatist sau unul festiv de altă natură. Nunta este un conglomerat de emoții, transpuse în decor, muzică și entertainment prin urmare ea nu poate fi comparată cu altceva.


Un wedding planner va ști cum să creeze un concept în care frumusețea, puritatea și eleganța sunt doar atribute ale unui concept ce urmează să sublinieze povestea de dragoste a celor doi miri. În cazul unui eveniment festiv de altă natură, aceste elemente sunt foarte mult estompate și sunt folosite altele care vor evidența mesajul dorit de client.

Ce le lipsește clienților atunci când vor să creeze un eveniment?


De cele mai multe ori, bugetul. Atunci când plănuiesc un eveniment, clienții au tendința de a se informa sau inspira din surse online. Acolo găsesc foarte multe concepte implementate de agenții creative și își doresc și ei ceva similar. Vestea bună este că, în perioada pe care o traversăm, orice event planner din România sau Republica Moldova are acces la aceleași resurse ca și cei din Marea Britanie sau SUA. Problema este că, puse cap la cap, aceste cerințe ale clienților depășesc cu mult bugetele lor. În cazurile fericite în care acest lucru nu se întâmplă, ne confruntă cu o problemă de experiență.

Chiar dacă organizăm evenimente la un nivel foarte avansat, nu avem experiența necesară pentru a o face. Acesta este motivul pentru care noi am ales să lucrăm pe zona de training, cu cea mai importantă Academie de Wedding Planning din Marea Britanie. Ei ne oferă suport valoros pentru wedding plannerii aflați la început de drum care doresc să aibă o specializare internațională în acest domeniu. Ei vor fi următorii ași ai event planningului, generația creativă pe care toți o așteptăm atât de mult.

 

Dacă tot suntem în sfera nunților, în viziunea dvs, ce strategii de comunicare ar trebui să aplice un wedding planner pentru ca petrecerea să fie una fără cusur?


Comunicarea este un proces firesc dar pe care mulți uită să îl pună în aplicare. Sunt câteva reguli simple de comunicare pe care noi le aplicăm la fiecare eveniment. Acestea sunt:

a)Dacă tu știi nu înseamnă că noi știm. Orice acțiune ce presupune organizarea evenimentului trebuie comunicată și echipei de implementare.


b)Dacă vrei ceva trebuie să spui. Furnizorii nu au un glob de cristal în care citesc cum vrei să aranjezi mesele sau ce culoare trebuie să fie predominantă în sală. Dacă vrei să iasă cum îţi doreşti, trebuie să ceri ce vrei!


c)Clientul știe în fiecare zi ce ai făcut pentru el? De multe ori lipsa de comunicare cu clientul duce la o lipsă de încredere a acestuia. El nu știe ce se întâmplă cu bugetul alocat, intră în panică și începe să se simtă nesigur. În vâltoarea unor evenimente emoționale acesta este ultimul lucru pe care ți-l dorești de la client. Comunică des cu el și spune-i ce ai realizat în ultimele zile.


d)Setează corect așteptări. „Vom organiza o nuntă de vis” este un slogan nerealist. Este posibil ca visul meu să nu fie același cu al clientului și atunci avem un client nemulțumit.


Explcă-i ce elemente de décor vei folosi și care este bugetul alocat. Atunci vei seta corect visul tuturor.

 

 

Cu ce surprize veniți la seminarul de la Chișinău?


Fiecare curs este o surpriză pentru mine pentru că majoritatea cursanților împărtășesc din experiențele lor și aflu mereu ceva nou. Sunt obișnuită să îmi adaptez suportul de curs fiecărei situații deci nici eu nu știu încă ce surprize voi aduce la Chișinău.

Ce așteptări aveți în urma acestui eveniment?


Mă aștept să cunosc oameni talentați și profesioniști cu care să împărtășesc expriențele comune în organizarea de evenimente. Mă aștept să găsesc oameni prietenoși și un oraș pe care îmi doresc de mult timp să îl vizitez.